Pengendalian Internal dan Kas

a)    PENGENDALIAN INTERN

Sistem pengendalian intern yang dirancang dengan baik akan dapat mendorong ditetapkannya kebijakan manajemen. Pengendalian intern meliputi semua perencanaan dari suatu organisasi dan semua metode serta prosedur yang diterapkan manajemen dalam rangka untuk:

1.       Menjaga asset perusahaan dari pencurian, pembobolan, perampokan, manipulasi, korupsi yang dilakukan (fraud) oleh pihak-pihak tertentu, serta penggunaan harta kekayaan perusahaan yang tidak diotorisasi.

2.       Meningkatkan akurasi dan kepercayaan dari catatan akuntansi dengan cara mengurangi risiko kesalahan (error) dalam proses akuntansi yang dilakukan.

Prinsip dari pengendalian internal adalah sebagai berikut:

1.       Menetapkan tanggung jawab Penugasan diberikan kepada satu orang saja.

- Manajemen harus menetapkan tanggung jawab secara jelas.

- Tiap orang memiliki tanggung jawab untuk tugas yang diberikan kepadanya.

                2.       Pemisahan tanggung jawab.

                       - Tanggung jawab atas pekerjaan dan tugas harus diberikan kepada individu                               yang berbeda

                       - Tanggung jawab untuk memelihara catatan harus terpisah dengan tanggung                             jawab untuk menjaga keadaan fisik kekayaan perusahaan

3.       Dokumentasi yang lengkap Dokumen memberikan bukti yang kuat atas suatu                   transaksi

Ada beberapa prinsip dalam prosedur dokumentasi, yaitu:

- Semua dokumen harus diberi nama terlebih dahulu (prenumbered) yang tercetak, dan

  semua dokumen harus dipertanggungjawabkan.

- Dokumen sebagai bukti pencatatan akuntansi disampaikan ke bagian akuntansi untuk

  menyakinkan bahwa transaksi telah dicatat tepat waktu.

4.       Pengendalian fisik dan elektronik

 Sebaiknya perusahaan menerapkan pengendalian secara elektronik disamping cara mekanis dan fisik untuk menjaga kekayaannya. Sebagai contoh penerapan pengendalian mekanis adalah penggunaan kas register, cheque protector. dan contoh pengendalian elektronik adalah pemakaian mesin absensi elektronik sidik jari yang terhubung dengan komputer, cctv (televisi monitor), alarms elektronik, garment sensors.

5.       Verifikasi pengendalian internal Proses review

Pengendalian yang efektif dapat dicapai dengan membentuk bagian verifikasi yang bertugas mereview, merekonsiliasi serta menjaga pengendalian intern. Untuk itu harus dilakukan:

- Verifikasi secara periodik dan mendadak

- Verifikasi oleh petugas yang independent

- Penyampaian saran kepada manajer untuk tindakan koreksi

6.       Pengendalian lainnya

Segala hal yang berkaitan dengan internal perusahaan seperti Rotasi tanggung jawab karyawan

B. KAS

Kas merupakan harta yang paling lancer atau likuid, paling mudah diselewengkan, maka diperlukan suatu sistem dan prosedur akuntansi untuk mencatat dan mengendalikan kas.

Kas adalah alat pertukaran yang diakui oleh masyarakat umum dan oleh sebab itu merupakan dasar-landasan yang kuat untuk dipakai sebagai alat pengukur terhadap semua kegiatan ekonomi di dalam perusahaan.

Ada dua kriteria agar alat pembayaran dapat diklasifikasikan sebagai kas :

1.       Harus dapat diterima umum sebagai alat pembayaran atau diterima oleh bank sebagai simpanan sebesar nilai nominalnya.

2.       Harus dapat digunakan sebagai alat pembayaran untuk kegiatan sehari-hari

Kas memiliki sifat-sifat atau karakteristik:

1.       Kas mempunyai sifat yang aktif tetapi tidak produktif

2.       Kas (uang tunai) tidak mempunyai identitas kepemilikan dan mempunyai sifat yang mudah dipindahtangankan.

C. SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL TERHADAP KAS

     Akuntansi terhadap kas lebih dititik beratkan pada fungsi penyediaan informasi untuk kepentingan   manajemen terhadap kas. Secara garis besar akuntansi terhadap kas harus diarahkan kepada dua hal yaitu : Administrative dan Accounting Control, yang secara umum terdiri dari:

1. Menyediakan kas yang cukup untuk operasi perusahaan sehari-hari (likuiditas)

2. Menghindarkan terjadinya kas yang menganggur (idle money)

3. Mencegah terjadinya kerugian-kerugian sebagai akibat dari adanya penyalahgunaan terhadap kas.

  Sistem pengendalian intern meliputi semua sarana, alat dan peraturan-peraturan yang digunakan   oleh  perusahaan dengan tujuan untuk :

1.       Mengamankan dan mencegah terjadinya pemborosan, penyalahgunaan dan ketidak-efisiensian dari sumber ekonomi yang dimiliki perusahaan.

2.       Menjamin ketelitian dan dapat dipercayainya (reliability) keberadaan data operasional dan akuntansi yang dihasilkan.

3.       Mendorong tercapainya efisiensi operasi dan dipatuhinya kebijaksanaan manajemen.

   Sistem pengendalian intern tidak dirancang untuk dapat mendeteksi adanya kesalahan- kesalahan, tetapi lebih mengutamakan pada usaha-usaha pencegahan dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dan penyalahgunaan.

D. PENGAWASAN KAS

   Sistem pengawasan intern suatu perusahaan berbeda dengan perusahaan lain karena bentuk dan jenis perusahaan bermacam-macam. Tetapi ada dasar-dasar tertentu yang bisa digunakan sebagai pedoman untuk mengadakan pengawasan terhadap kas sebagai berikut:

Ø  Penerimaan uang

Prosedur-prosedur pengawasan yang dapat digunakan antara lain:

1.       Harus ditunjukkan dengan jelas fungsi-fungsi dalam penerimaan kas dari setiap penerimaan kas harus segera dicatat dan disetor ke bank.

2.       Diadakan pemisahan fungsi antara pengurusan kas dengan fungsi pencatatan kas.

Ø  Pengeluaran uang

Beberapa prosedur pengawasan yang penting adalah sebagai berikut:

1.       Semua pengeluaran uang menggunakan cek kecuali untuk pengeluaranpengeluaran kecil dibayar dari kas kecil.

2.       Dibentuk dana kas kecil yang diawasi dengan ketat.

3.       Penulisan cek hanya dilakukan apabila didukung bukti-bukti yang lengkap atau dengan kata lain digunakan sistem voucher.

E. DANA KAS KECIL  (PETTY CASH FUND)

   Dana kas kecil atau petty cash fund adalah uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek.
   Dana ini diserahkan kepada kasir kas kecil yang bertanggung jawab terhadap pembayaran-pembayaran dari dana ini dan terhadap jumlah dana kas kecil. Jika jumlah kas kecil tinggal sedikit, kasir kas kecil akan meminta agar dananya ditambah.

Dalam hubungannya dengan kas kecil ada dua metode yang digunakan yaitu:

1. Sistem Imprest

2. Metode Fluktuasi

Ø  Sistem Imprest (imprest fund method)

    Dalam sistem ini jumlah dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar check yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil.
    Cek tersebut diuangkan ke bank oleh kasir kas kecil dan uangnya digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran kas kecil.
    Apabila jumlah kas kecil tinggal sedikit dan juga pada akhir periode, kasir kas kecil akan minta pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumlah yang sudah dibayar dari kas kecil, sehingga jumlah uang dalam kas kecil kembali seperti semula. Pengeluaran-pengeluaran kas kecil baru dicatat pada saat pengisian kembali.

Ø  Sistem Fluktuasi (fluctuating fund method)

    Dalam metode fluktuasi pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cara yang sama seperti pada sistem imprest.
     Perbedaannya dengan sistem imprest adalah bahwa dalam metode fluktuasi saldo rekening kas kecil tidak tetap, tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian kembali dan pengeluaran-pengeluaran kas kecil. Pencatatan langsung dilakukan setiap terjadinya pengeluaran-pengeluaran dari dana kas kecil.

Universitas Gunadarma

1EA22

(SYADELA)

Sistem Informasi Akuntansi

A.    Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

          Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sistem informasi berbasis komputerisasi yang mengolah data keuangan yang berhubungan dengan data transaksi dalam siklus akuntansi dan menyajikannya dalam bentuk laporan keuangan kepada manajemen perusahaan.

B.     Informasi yang Dihasilkan  

• Aktiva (assets),  adalah semua hak yang dapat digunakan dalam operasi perusahaan.
• Kewajiban/utang (liabilities/pasiva)  adalah kewajiban membayar kepada pihaklain yang disebabkan oleh tindakan/transaksi sebelumnya.
• Ekuitas/modal  (equity) adalah hak pemilik atas aktiva perusahaan yang merupakan kekayaan bersih (jumlah aktiva dikurangi kewajiban
• Pendapatan  adalah penambahan jumlah aktiva sebagai hasil operasi perusahaan secara bruto
• Beban atau biaya  adalah pengorbanan yang terjadi dalam rangka memperoleh pendapatan.

C.    Karakteristik

• SIA melakasanakan tugas yang diperlukan

• Berpegang pada prosedur yang relatif standar

• Menangani data rinci

• Berfokus historis

• Menyediakan informasi pemecahan minimal

D.    Tujuan

• Mengolah dan menyimpan data seluruh transaksi keuangan.

• Memproses data keuangan menjadi informasi dalam pengambilan keputusan

   manajemen mengenai perencanaan dan pengendalian usaha.

• Pengawasan terhadap seluruh aktifitas keuangan perusahaan.

• Efisiensi biaya dan waktu terhadap kinerja keuangan.

• Penyajian data keuangan yang sistematis dan akurat dalam periode akuntansi 
   yang  tepat.

E.     Komponen

• Manusia adalah pelaku yang menjalankan sistem

• Transaksi merupakan objek dari sistem informasi akuntansi sebagai masukan, lalu diproses sehingga menghasilkan informasi

• Prosedur adalah langkah-langkah yang harus ditempuh dalam melakukan transaksi atau kegiatan perusahaan.

• Dokumen yaitu berupa formulir yang digunakan sebagai sarana pencatatan pada saat transaksi

• Peralatan adalah suatu alat atau sarana yang digunakan dalam melakukan pencatatan pada sistem     informasi yang bersangkutan.

F.     SIklus Pemprosesan Data

Siklus akuntansi menunjukkan prosedur akuntansimulai dari sumber data sampai ke proses pencatatan/pengolahan akuntansinya.

·         Siklus pendapatan, prosedur pendapatan dimulai dari bagian penjualan otorisasikredit, pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan sampai dengan penerimaan kas

·         Siklus pengeluaran kas, Prosedur pengeluaran kas mulai dari proses pembeliansampai ke proses pembayaran.

·         Siklus Produksi, Siklus produksi mulai dari bahan mentah sampai ke barang jadi

·         Siklus buku besar dan laporan keuangan, prosedur pencatatan dan perekaman ke jurnal dan buku besar dan pencetakan laporan-laporan keuangan yang datanya.

·         Sistem manajemen sumber daya, sistem ini berkaitan dengan management dan pengendalian sumber daya yang dilakukan oleh perusahaan seperti investasi dan aktiva.

Universitas Gunadarma

1EA22

(SYADELA)

PERSEDIAAN

·         Pengertian persedian:

Persediaan adalah sejumlah barang jadi, bahan baku, dan barang dalam proses yang dimiliki perusahaan dengan tujuan untuk dijual atau diproses lebih lanjut.

·         Jenis-jenis persediaan

1.      Persediaan bahan baku

Merupakan persediaan dari barang-barang yang dibutuhkan untuk proses produksi. Barang ini bisa diperoleh dari sumber-sumber alam, atau dibeli dari supplier yang menghasilkan barang tersebut.

2.      Persediaan bagian produk

Merupakan persediaan barang-barang yang terdiri dari parts yang diterima dari perusahaan lain, yang secara langsung diassembling dengan parts lain tanpa melalui proses produksi.

3.      Persediaan bahan-bahan pembantu

Merupakan persediaan barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi untuk membantu kelancaran produksi, tetapi tidak merupakan bagian dari barang jadi.

4.      Persediaan barang setengah jadi

Merupakan barang-barang yang belum berupa barang jadi, akan tetapi masih diproses lebih lanjut sehingga menjadi barang jadi.

5.      Persediaan barang jadi

Merupakan barang-barang yang selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk disalurkan kepada distributor, pengecer, atau langsung dijual ke pelanggan.

·         fungsi-fungsi persediaan

a)      Fungsi “ Decoupling “

Fungsi penting persediaan adalah memungkinkan operasi – operasi perusahaan internal dan eksternal mempunyai kebebasan. Persediaan “ decouples” ini memungkinkan perusahaan dapat memenuhi langganan tanpa terganggu supplier.

b)      Fungsi “Economic Lot Sizing”

Melalui penyimpanan persediaan, perusahaan dapat memproduksi dan membeli sumber daya – sumber daya dalam kuantitas yang dapat mengurangi biaya per unit. Persediaan “Lot Size” ini perlu mempertimbangkan penghematan dalam hal pembelian, biaya pengangkutan per unit lebih murah

c)      Fungsi Antisipasi

Sering perusahaan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan berdasar pengalaman atau data – data masa lalu, yaitu permintaan musiman. Dalam hal ini perusahaan dapat mengadakan persediaan musiman.

Disamping itu, perusahaan juga sering menghadapi ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan permintaan akan barang selama periode permintaan kembali, sehingga memerlukan kuantitas persediaan ekstra yang sering disebut persediaan pengaman.

·         hal-hal yang harus dipertimbangkan

ü  struktur biaya persediaan

1.      biaya perunit

2.      biaya penyiapan pemesanan

3.      biaya pengolahan persediaan

4.      biaya resiko kerusakan dan kehilangan

5.      biaya akibat kehabisan persediaan

·         metode dalam persediaan

Metode Pencatatan

Persediaan perusahaan dicatat dan diakui sebesar harga belinya, bukan harga jualnya. Harga beli adalah harga yang tercantum di faktur pembelian.

Metode Fisik

Metode fisik atau disebut juga metode periodik adalah metode pengelolaan persediaan, di mana arus keluar masuknya barang tidak dicacat secara terinci sehingga untuk mengetahui nilai persediaan pada suatu saat tertentu harus melakukan perhitungan barang secara fisik (stock opname) di gudang.

                        ada 3 dalam metode ini yaitu:

a)      fifo (first in first out)

b)      lifo (last in first out)

c)      average (rata-rata)

Universitas Gunadarma

1EA22

(SYADELA)

AKUNTANSI UNTUK PERUSAHAAN DAGANG

v  PENGERTIAN PERUSAHAAN DAGANG
            Perusahaan Dagang adalah perusahaan yang kegiatan usahanya membeli barang dengan tujuan menjualnya kembali tanpa memprosesnya lebih dulu.contohnya : Supermarket, Grosir, Pusat – pusat Perbelanjaan,

v  CIRI-CIRI PERUSAHAAN DAGANG

1.      Pendapatan utamanya berasal dari penjualan barang dagangan

2.      Biaya utamanya berasal dari harga pokok barang yang terjual dan biaya usaha lainnya

3.       Dalam akuntansinya terdapat akun persediaan barang

4.      Sebagai perantara antara produsen dan konsumen

5.       Antara barang yang dibeli dan barang yang dijual tidak ada perubahan

6.      Tujuan utamanya mencari laba dengan menjual barang dengan harga lebih tinggi dibanding harga belinya.

v  KARAKTERISTIK PERUSAHAAN DAGANG

a)      Macam –Macam Perusahaan Dagang

ü  Pedagang Besar (Whole Saler) adalah pedagang yang membeli barang dari  pabrik kemudian menjualnya kepada pedagang kecil.

ü  Pedagang Kecil (Retailer) adalah pedagang yang membeli barang dari pedagang besar kemudian menjualnya kepada konsumen.

b)      Kegiatan Usaha / Operasional meliputi :
– Membeli barang dagangan
– Menyimpan barang dagangan sebelum dijual
– Menjual barang dagangan

c)      Pendapatan Usaha/ Operasional
       Yang merupakan pendapatan usaha dari perusahaan dagang adalah penjualan barang dagangan, sedangkan pendapatan yang diperoleh dari luar usaha dagang disebut pendapatan diluar usaha.

d)     Beban Utama
– Harga pokok barang dagangan yang telah dijual
– Beban usaha/operasional terbagi 2 :
Ø Beban penjualan
Ø Beban umum dan administrasi

e)      Transaksi Perusahaan Dagang
– Pembelian
– Biaya angkut pembelian
– Retur pembelian dan pengurangan harga
– Potongan pembelian
– Penjualan
– Retur penjualan dan pengurangan harga
– Potongan penjualan
– Pengeluaran
– Penerimaan
– Syarat pembayaran
– Syarat penyerahan barang

f)       Syarat Penyerahan Barang

ü  FOB Shipping Point
Free Onboard Shipping Point berarti pembeli harus menangung biaya pengiriman barang dari gudang penjual kegudangnya sendiri.

ü  FOB Destination Point
Free Onboard Destination Point berarti penjual yang harus menanggung beban

ü  Cost, Freight and Insurance
Berarti penjual harus menanggung beban pengiriman dan asuransi kerugian atas barang yang di jualnya.

g)   Syarat – Syarat Pembayaran

ü  n/60 artinya pembeli hanya diberi waktu kredit selama 60 hari

ü  2/10, n/30 artinya pembeli hanya diberi waktu kredit selama 30 hari, dan bila dapat membayar paling lambat 10 hari dari tanggal jual beli akan diberi potongan 2%

ü  EOM artinya pembeli hanya diberi waktu kredit paling lambat akhir bulan
– N/5, EOM artinya pembeli diberi waktu kredit sampai 5 hari setelah akhir bulan paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya.

v  CIRI-CIRI KHAS AKUN PERUSAHAAN DAGANG

1.      AkunPembelian (D)
Terjadi karena perusahaan membeli barang dagang dengan tujuan dijual kembali. Pembelian ini dapat dilakukan dengan pembelian tunai, kredit dan sebagian pembayaran.

2.      Akun Penjualan (K)
Terjadi karena perusahaan menjual barang barang dagang yang diperoleh dari pemasok bertujuan untuk memperoleh laba.

3.      Akun Potongan Pembelian (K)
Terjadi karena penjual memberikan potongan kepada pembeli, dengan tujuan agar pembeli melunasi utangnya sebelum jatuh tempo.

4.      Akun Potongan Penjualan
Merupakan pencatatan atas potongan yang diberikan oleh penjual bertujuan agar tagihannya dapat segera dilunasi.

5.      Akun Retur Pembelian
terjadi karena pembeli mengembalikan sebagian barang yang telah dibeli atau sebagian rusak dan tidak sesuai pesanan.

6.      Akun Retur Penjualan
Terjadi karena penjual menerima kembali sebagian barang yang telah dijual karena mutunya tidak sesuai pesanan.

7.      Akun Biaya Angkut
Terjadi ketika pembeli harus membayar ongkos agar barang yang dibeli sampai kegudang pembeli.

8.      Akun Biaya Pengiriman
Terjadi karena penjual mengirim barang dari penjual sampai ditempat pembeli, karena pada saat transaksi jual beli telah dicantumkan dalam syarat penyerahan bahwa penjual menanggung ongkos kirim.

9.      Akun Persedian
Merupakan nilai persediaan barang dagang yang belum terjual pada akhir periode akuntansi.

10.  Akun Utang Dagang
Terjadi karena masih terdapat sisa pembayaran dari suatu pembelian oleh suatu perusahaan dagang.

11.  Akun Piutang Usaha
Digunakan untuk mencatat sisa-sisa harga pembelian yang dilakukan oleh pembeli atau semua sisa harga penjualan yang belum dibayarkan.

12.  Akun Harga Pokok Penjualan (HPP)
Untuk menampung harga pokok/harga beli barang yang dijual dalam suatu periode akuntansi.

13.  Akun Prive
Adalah akun yang digunakan untuk mencatat setiap pengambilan kas yang dilakukan oleh pemilik perusahaan yang sifatnya untuk keperluan pribadi.

14.  Akun Pendapatan Usaha
Digunakan untuk mencatat hasil dari penjualan perusahaan, yang berupa kas ataupun piutang

15.  Akun Persedian Barang Dagang
Digunakan untuk mencatat persediaan barang dagang awal dan akhir periode.

v  PENCATATAN TRANSAKSI PERUSAHAAN DAGANG

a)      Pembelian Barang Dagang
Pembelian barang dagang tidak dicatat di akun persediaan barang dagang, tetapi di sisi debit akun pembelian dan di sisi kredit akun utang usaha/kas.

b)     Pembayaran Beban Angkut Pembelian
Pembayaran beban angkut pembelian barang dicatat disisi debit akun beban angkut pembelian dan disisi kredit akun kas.

c)      Pengembalian Barang Yang Dibeli (Retur Pembelian)
Kadang-kadang barang yang dibeli rusak atau mutunya tidak sesuai dengan pesanan. Barang tersebut biasanya dikembalikan kepada penjual

d)     Penjualan Barang Dagang
Penjualan barang dagang dicatat di sisi debit akun kas/piutang usaha dan di sisi kredit akun penjualan.

e)      Pembayaran Beban Angkut Barang yg dijual

Pembayaran beban angkut barang yg dijual dicatat di sisi debit akun beban angkut penjualan dan sisi kredit akun kas

f)       Pengembalian barang yang dijual

Barang yang dijual ada sebagian yang dikembalikan karena rusak atau karena mutunya kurang baik.

v  SISTEM PERSEDIAAN BARANG DAGANG

1. Sistem Persediaan Periodik

2. Sistem Persediaan Permanen

v  SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN DAGANG TAHAP PENCATATAN

1.      Tahap Pencatatan

2.      Tahap Pengikhtisaran

3.      Tahap Pelaporan

·         Jurnal khusus adalah jurnal yang secara khusus digunakan untuk mencatat transaksi sejenis yang terjadi berulang-ulang.

Universitas Gunadarma

1EA22

(SYADELA)