Pengendalian Internal dan Kas

a)    PENGENDALIAN INTERN

Sistem pengendalian intern yang dirancang dengan baik akan dapat mendorong ditetapkannya kebijakan manajemen. Pengendalian intern meliputi semua perencanaan dari suatu organisasi dan semua metode serta prosedur yang diterapkan manajemen dalam rangka untuk:

1.       Menjaga asset perusahaan dari pencurian, pembobolan, perampokan, manipulasi, korupsi yang dilakukan (fraud) oleh pihak-pihak tertentu, serta penggunaan harta kekayaan perusahaan yang tidak diotorisasi.

2.       Meningkatkan akurasi dan kepercayaan dari catatan akuntansi dengan cara mengurangi risiko kesalahan (error) dalam proses akuntansi yang dilakukan.

Prinsip dari pengendalian internal adalah sebagai berikut:

1.       Menetapkan tanggung jawab Penugasan diberikan kepada satu orang saja.

- Manajemen harus menetapkan tanggung jawab secara jelas.

- Tiap orang memiliki tanggung jawab untuk tugas yang diberikan kepadanya.

                2.       Pemisahan tanggung jawab.

                       - Tanggung jawab atas pekerjaan dan tugas harus diberikan kepada individu                               yang berbeda

                       - Tanggung jawab untuk memelihara catatan harus terpisah dengan tanggung                             jawab untuk menjaga keadaan fisik kekayaan perusahaan

3.       Dokumentasi yang lengkap Dokumen memberikan bukti yang kuat atas suatu                   transaksi

Ada beberapa prinsip dalam prosedur dokumentasi, yaitu:

- Semua dokumen harus diberi nama terlebih dahulu (prenumbered) yang tercetak, dan

  semua dokumen harus dipertanggungjawabkan.

- Dokumen sebagai bukti pencatatan akuntansi disampaikan ke bagian akuntansi untuk

  menyakinkan bahwa transaksi telah dicatat tepat waktu.

4.       Pengendalian fisik dan elektronik

 Sebaiknya perusahaan menerapkan pengendalian secara elektronik disamping cara mekanis dan fisik untuk menjaga kekayaannya. Sebagai contoh penerapan pengendalian mekanis adalah penggunaan kas register, cheque protector. dan contoh pengendalian elektronik adalah pemakaian mesin absensi elektronik sidik jari yang terhubung dengan komputer, cctv (televisi monitor), alarms elektronik, garment sensors.

5.       Verifikasi pengendalian internal Proses review

Pengendalian yang efektif dapat dicapai dengan membentuk bagian verifikasi yang bertugas mereview, merekonsiliasi serta menjaga pengendalian intern. Untuk itu harus dilakukan:

- Verifikasi secara periodik dan mendadak

- Verifikasi oleh petugas yang independent

- Penyampaian saran kepada manajer untuk tindakan koreksi

6.       Pengendalian lainnya

Segala hal yang berkaitan dengan internal perusahaan seperti Rotasi tanggung jawab karyawan

B. KAS

Kas merupakan harta yang paling lancer atau likuid, paling mudah diselewengkan, maka diperlukan suatu sistem dan prosedur akuntansi untuk mencatat dan mengendalikan kas.

Kas adalah alat pertukaran yang diakui oleh masyarakat umum dan oleh sebab itu merupakan dasar-landasan yang kuat untuk dipakai sebagai alat pengukur terhadap semua kegiatan ekonomi di dalam perusahaan.

Ada dua kriteria agar alat pembayaran dapat diklasifikasikan sebagai kas :

1.       Harus dapat diterima umum sebagai alat pembayaran atau diterima oleh bank sebagai simpanan sebesar nilai nominalnya.

2.       Harus dapat digunakan sebagai alat pembayaran untuk kegiatan sehari-hari

Kas memiliki sifat-sifat atau karakteristik:

1.       Kas mempunyai sifat yang aktif tetapi tidak produktif

2.       Kas (uang tunai) tidak mempunyai identitas kepemilikan dan mempunyai sifat yang mudah dipindahtangankan.

C. SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL TERHADAP KAS

     Akuntansi terhadap kas lebih dititik beratkan pada fungsi penyediaan informasi untuk kepentingan   manajemen terhadap kas. Secara garis besar akuntansi terhadap kas harus diarahkan kepada dua hal yaitu : Administrative dan Accounting Control, yang secara umum terdiri dari:

1. Menyediakan kas yang cukup untuk operasi perusahaan sehari-hari (likuiditas)

2. Menghindarkan terjadinya kas yang menganggur (idle money)

3. Mencegah terjadinya kerugian-kerugian sebagai akibat dari adanya penyalahgunaan terhadap kas.

  Sistem pengendalian intern meliputi semua sarana, alat dan peraturan-peraturan yang digunakan   oleh  perusahaan dengan tujuan untuk :

1.       Mengamankan dan mencegah terjadinya pemborosan, penyalahgunaan dan ketidak-efisiensian dari sumber ekonomi yang dimiliki perusahaan.

2.       Menjamin ketelitian dan dapat dipercayainya (reliability) keberadaan data operasional dan akuntansi yang dihasilkan.

3.       Mendorong tercapainya efisiensi operasi dan dipatuhinya kebijaksanaan manajemen.

   Sistem pengendalian intern tidak dirancang untuk dapat mendeteksi adanya kesalahan- kesalahan, tetapi lebih mengutamakan pada usaha-usaha pencegahan dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dan penyalahgunaan.

D. PENGAWASAN KAS

   Sistem pengawasan intern suatu perusahaan berbeda dengan perusahaan lain karena bentuk dan jenis perusahaan bermacam-macam. Tetapi ada dasar-dasar tertentu yang bisa digunakan sebagai pedoman untuk mengadakan pengawasan terhadap kas sebagai berikut:

Ø  Penerimaan uang

Prosedur-prosedur pengawasan yang dapat digunakan antara lain:

1.       Harus ditunjukkan dengan jelas fungsi-fungsi dalam penerimaan kas dari setiap penerimaan kas harus segera dicatat dan disetor ke bank.

2.       Diadakan pemisahan fungsi antara pengurusan kas dengan fungsi pencatatan kas.

Ø  Pengeluaran uang

Beberapa prosedur pengawasan yang penting adalah sebagai berikut:

1.       Semua pengeluaran uang menggunakan cek kecuali untuk pengeluaranpengeluaran kecil dibayar dari kas kecil.

2.       Dibentuk dana kas kecil yang diawasi dengan ketat.

3.       Penulisan cek hanya dilakukan apabila didukung bukti-bukti yang lengkap atau dengan kata lain digunakan sistem voucher.

E. DANA KAS KECIL  (PETTY CASH FUND)

   Dana kas kecil atau petty cash fund adalah uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek.
   Dana ini diserahkan kepada kasir kas kecil yang bertanggung jawab terhadap pembayaran-pembayaran dari dana ini dan terhadap jumlah dana kas kecil. Jika jumlah kas kecil tinggal sedikit, kasir kas kecil akan meminta agar dananya ditambah.

Dalam hubungannya dengan kas kecil ada dua metode yang digunakan yaitu:

1. Sistem Imprest

2. Metode Fluktuasi

Ø  Sistem Imprest (imprest fund method)

    Dalam sistem ini jumlah dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar check yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil.
    Cek tersebut diuangkan ke bank oleh kasir kas kecil dan uangnya digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran kas kecil.
    Apabila jumlah kas kecil tinggal sedikit dan juga pada akhir periode, kasir kas kecil akan minta pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumlah yang sudah dibayar dari kas kecil, sehingga jumlah uang dalam kas kecil kembali seperti semula. Pengeluaran-pengeluaran kas kecil baru dicatat pada saat pengisian kembali.

Ø  Sistem Fluktuasi (fluctuating fund method)

    Dalam metode fluktuasi pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cara yang sama seperti pada sistem imprest.
     Perbedaannya dengan sistem imprest adalah bahwa dalam metode fluktuasi saldo rekening kas kecil tidak tetap, tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian kembali dan pengeluaran-pengeluaran kas kecil. Pencatatan langsung dilakukan setiap terjadinya pengeluaran-pengeluaran dari dana kas kecil.

Universitas Gunadarma

1EA22

(SYADELA)